Kassenführung prüfsicher organisieren

Bargeschäfte in der Gastronomie

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Ein Großteil des Umsatzes wird in der Gastronomie bar abgewickelt. Ein Grund, weshalb sich Betriebsprüfer die Kassenbücher sehr genau anschauen. Entdecken sie Unregelmäßigkeiten oder nur formelle Mängel, wittern sie sofort Schwarzgeldentnahmen. Das kann unangenehm werden. Ab dem 1. Januar 2017 müssen alle elektronischen Kassensysteme in der Lage sein, Einzeldaten vollständig zu speichern, Veränderungen auszuschließen und die maschinelle Auslesung zu ermöglichen. Im Folgenden die aktuellen Regeln für eine ordnungsgemäße Kassenführung im Überblick:

  • Bargeschäfte über Kassen sind Geschäftsvorfälle. Sie müssen sich wie alle Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung nachverfolgen lassen und so aufgezeichnet werden, wie es für Besteuerungszwecke erforderlich ist (§ 145 Abgabenordnung/AO).
  • Die Kassenführung kann manuell, mit Registrierkassen oder mit PC-Kassensystemen erfolgen. Entscheidend ist, dass die Eintragungen nicht nachträglich änderbar bzw. manipulierbar sind. Korrekturen müssen nachvollziehbar sein und mit Durchstreichen und Namen erfolgen.
  • Zu den Kassenbewegungen gehören: Einnahmen (z.B. aus Verkauf von Waren), Auszahlungen (z.B. Reisekostenvorschüsse, Erstattung für private Auslagen), Entnahmen (zur Einzahlung auf die Bank, Privatentnahmen) oder private Einlagen.
  • Alle Kassenbewegungen müssen einzeln, vollständig, richtig und streng chronologisch aufgezeichnet werden. Sie sind in der Regel täglich im Kassenbericht zu erfassen (vgl. § 146 Abs. 1 AO). Der Ist-Bestand der Kasse muss jederzeit mit dem Soll-Bestand laut Kassenbuch übereinstimmen (Kassensturzfähigkeit). Differenzen sind normal, sie müssen aber als solche ausgewiesen werden.
  • Zu jeder Kassenbewegung muss ein nummerierter Ursprungsbeleg aufbewahrt werden. Die Nummerierung erfolgt fortlaufend für das Steuerjahr, beginnend mit „1“ für die erste Bewegung im neuen Jahr. Fertigen Sie ggf. einen Eigenbeleg. Die Einnahmebelege müssen die Namen der Kunden enthalten. Ausnahme: Einzelhändler, die an ihnen nicht bekannte Kunde Waren von geringem Wert verkaufen (unter 15.000 €). Bei Registrierkassen werden die Tagesumsätze in der Regel laut Tagesendsummenbons (sog. Z-Bons) übernommen. Auch diese müssen durchnummeriert und lückenlos aufbewahrt werden. Stornierungen sind zu belegen.
  • Folgende Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 AO): Sämtliche Ursprungsbelege, Z-Bons aus Registrierkassen, Kassenbücher und Aufzeichnungen sowie relevante Arbeitsanweisungen, Kalkulationsgrundlagen wie Speisekarten oder Preislisten, Unterlagen und Dokumentationen zur Funktionsweise, zur Einrichtung und zur Änderungsprogrammierung elektronischer Kassen.

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