14.07.2018

Gemeinkosten auf dem Prüfstand

Quick wins

© Gina Sanders - Fotolia

Kostenmanagement sollte auch in erfolgreichen Zeiten in Ihrem Unternehmen ein Dauerbrenner sein, um Effizienzvorteile als Preisvorteile weiterzugeben oder für Schwächephasen gerüstet zu sein. Ansatzpunkte bieten nicht nur die direkten Kosten in der Produktion, sondern auch die Gemeinkosten im Verwaltungsbereich (indirekte Kosten). 

  • Büromaterial: Sorgen Sie dafür, dass es bedarfsgerecht auch in kleinen Mengen verfügbar ist, damit Ihre Mitarbeiter nicht unnötig größere Mengen bestellen und horten. Dafür gibt es offene Zugangssysteme, die von den Lieferanten aufgefüllt werden. Auch ein Outsourcen kann sinnvoll sein, etwa für Drucker und Toner. Dann wird nur noch je gedruckter Seite bezahlt.
  • Telefon: Regelmäßige Leistungsvergleiche von Telekommunikationsanbietern lohnen sich. Manchmal kann ein Festnetzanschluss für Mitarbeiter mit Mobiltelefon eingespart werden.
  • Softwarelizenzen: Häufig sind die Softwareunternehmen zur Verhandlung günstigerer Konditionen bereit, wenn etwa Open-Source-Produkte als Konkurrenz drohen. Achten Sie darauf, welchen Einfluss veränderte Bedingungen, z.B. steigende oder sinkende Zahl von Nutzer-Arbeitsplätzen, auf die Lizenzkosten haben. Falls die IT-Abteilung die Lizenzen beschafft, sollte sie ebenso kostenbewusst handeln wie der Einkauf.
  • Arbeits- und Berufsbekleidung: Einsparungen lassen sich insbesondere durch Ausgabenplanung erzielen. Stellen Sie ein jährliches Pro-Kopf-Budget zur Verfügung oder organisieren Sie die Ausgabe der Kleidung zentral.
  • Reinigung: Überprüfen Sie regelmäßig, ob das Leistungsspektrum noch aktuell ist. Holen Sie von Zeit zu Zeit ein Angebot eines anderen Dienstleisters zum Vergleich ein.
  • Dienstreisen: Über die Zusammenarbeit mit einem größeren Reisebüro, Mietwagenanbietern oder Hotelketten können Sie die Reisekosten und vor allem auch die Prozesse optimieren. Schließlich sollen gut bezahlte Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nicht mit dem Surfen nach den billigsten Angeboten verbringen. Manche Kreditkartenunternehmen bieten günstige Konditionen samt Versicherung an.
  • Fuhrpark: Hier hilft zunächst das Instrument einer Dienstwagen-Richtlinie (Car Policy), um die Anforderungen zu gestalten und transparent für alle zu formulieren. Bei der Beschaffung (Kauf oder Leasing) ist die Konzentration auf einen Hersteller sinnvoll, um größere Rabatte zu erzielen. Leasingverträge können oft auch mit Serviceleistungen geschlossen werden, was im Einzelfall lohnen kann. Schließlich macht es sich bezahlt, Benzin über Tankkarten oder Firmenkreditkarten abzurechnen.

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