21.07.2019

Warum Sie die GoBD ernst nehmen sollten

Digitale Buchführung

© Andrey Popov - stock.adobe

Unternehmer/innen und Selbstständige sollten die seit 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ernst nehmen. Denn bei den anstehenden Betriebsprüfungen achtet das Finanzamt verstärkt auf die Umsetzung der Anforderungen. Decken die Prüfer Mängel und fehlerhafte Aufzeichnungen auf, müssen Sie je nach Ausmaß mit Hinzuschätzungen und ggfs. weitreichenden steuerlichen Konsequenzen rechnen.

GoBD-konforme Buchführung

Rechnungen müssen GoBD-konform zehn Jahre lang unveränderbar aufbewahrt werden. Das gilt auch für alle anderen steuer- und handelsrechtlichen Belege und Aufzeichnungen wie z.B. Zeiterfassungen oder Kassensysteme. Nachfolgend die wichtigsten GoBD-Anforderungen im Überblick:

  • Richtige und vollständige Aufzeichnung: Ihre Aufzeichnungen müssen vollständig und richtig sein. Sie müssen sie vollständig und geordnet speichern. Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie Papierbelege vernichten, wenn sie diese ordnungsgemäß eingescannt haben. Bei digitalen Belegen ist nur die Rechnung, nicht die E-Mail, aufzubewahren.  
  • Zeitnahe Erfassung: Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen zu erfassen. Die Journalfunktion wird detailliert festgeschrieben.
  • Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen: Sie müssen sicherstellen, dass Daten nachträglich nicht verändert, unterdrückt, gelöscht oder verfälscht werden können. Haben Sie eine fehlerhafte Rechnung geschrieben, dann dürfen Sie diese nicht einfach ändern. Sie dürfen die Rechnung aber stornieren. Allerdings muss der Prüfer nachvollziehen können, was genau im System passiert.
  • Datensicherheit: Sie müssen nachweisen, welche Maßnahmen Sie zur Gewährleistung der Datensicherheit ergriffen und wie Sie sie im Einzelnen eingesetzt haben.
  • Internes Kontrollsystem (IKS): Als Steuerpflichtiger haben Sie anlassbezogen zu prüfen, ob das eingesetzte DV-System dem dokumentierten entspricht – auch dann, wenn Sie diese Aufgaben ausgelagert haben.
  • Zertifikat und Testat eines DV-Systems: Als Unternehmer tragen Sie die alleinige Verantwortung dafür, dass das von Ihnen eingesetzte DV-System den Anforderungen der GoBD entspricht. Stellen Sie Ihre Betriebssoftware auf den Prüfstand. Prüfen Sie auch, ob das Programm zur Rechnungsschreibung den GoBD-Anforderungen entspricht.

GoBD 2019 soll Änderungen bringen

Die GoDB sollen an die technischen Entwicklungen angepasst werden. Zwei Erleichterungen stehen im Fokus:

  • Fotografieren statt Scannen: Die Digitalisierung von Belegen durch das Abfotografieren mit mobilen Endgeräten ist erlaubt. Das ist auch im Ausland zulässig.
  • Konvertierung in Inhouse-Formaten: Belege dürfen in unternehmenseigenen Formaten (sog. Inhouse-Formate) archiviert werden. Die Ursprungsversion muss nicht vorliegen.

Unternehmen, die sich bisher nur wenig um das Thema GoBD gekümmert haben, sollten Kontakt mit ihrem Steuerberater aufnehmen, um zu klären, inwieweit die eingesetzten Programme den Anforderungen entsprechen.

copyright hoga-professional.de

Drucken
b-ass.org newcomic