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Das Lohnsteuerrecht enthält viele Fallstricke. Es wird ständig geändert. Wer da nicht auf dem Laufenden bleibt, läuft Gefahr, Fehler zu begehen und beim Finanzamt aufzufallen. Hat sich der Prüfer bei Ihnen zur Lohnsteuer-Außenprüfung angemeldet, verbleibt Ihnen nur noch wenig Zeit, Ihre Unterlagen zusammenzustellen und sich für die Prüfung zu rüsten.

Umfang der Prüfung

Die Lohnsteuer-Außenprüfung ist eine Betriebsprüfung, die beim Unternehmen vor Ort stattfindet. Ist dort kein Platz, kann auch auf Privaträume oder das Finanzamt ausgewichen werden. In Ausnahmefällen kann die Prüfung auch beim Steuerberater vor Ort stattfinden, wo sich in vielen Fällen ohnehin die Unterlagen befinden. Die Prüfungsanordnung (PAO) muss rechtzeitig, in der Regel zwei Wochen vor Beginn der Prüfung, beim Unternehmen eintreffen. Sofort nach Erhalt der PAO sollten Sie Ihren Steuerberater über die Prüfung informieren. Wenn Ihnen der Zeitpunkt nicht gelegen kommt, können Sie mit einer stichhaltigen Begründung eine Verschiebung beantragen.

In der Prüfungsanordnung muss genau stehen, was geprüft wird und auf welchen Zeitraum sich die Prüfung erstreckt. Die Lohnsteuer-Außenprüfung umfasst typischerweise folgende Schwerpunkte:

• Arbeitsverhältnisse der Gesellschafter/Geschäftsführer
• Arbeitsverhältnisse mit Familienangehörigen
• Pensionszusagen und Direktversicherungen
• Bewirtungskosten
• Nutzung von Firmenwagen
• Verträge mit geringfügig Beschäftigten und Aushilfen
• Summe der Bruttolöhne
• Kassenbuch

Der Prüfer darf nur dann den Prüfungszeitraum ausdehnen, wenn sich im Rahmen der Prüfung Unregelmäßigkeiten ergeben.  

Prüfungsvorbereitung

Bis zum Termin sollten Sie für Ordnung sorgen und alle notwendigen Unterlagen zusammenstellen. Wichtig für GmbH-Gesellschafter/Geschäftsführer: Treffen Sie alle Vereinbarungen im Voraus schriftlich. Ansonsten kann es sich um eine verdeckte Gewinnausschüttung handeln.

Sie haben bei der Prüfung eine steuerliche Mitwirkungspflicht. Diese können Sie auch an einen Mitarbeiter delegieren. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die bevorstehende Prüfung. Sensibilisieren Sie sie auch dafür, dass scheinbar harmlose Fragen, wie z.B. über den letzten Betriebsausflug, mitunter unangenehme steuerliche Folgen haben können. Bei Erscheinen des Prüfers sollten Sie sich möglichst kooperativ zeigen. In Einzelfällen kann es ratsam sein, den Steuerberater zur Prüfung hinzuziehen. So können etwaige Streitpunkte frühzeitig entschärft werden.  

Der Prüfungsablauf

Ist der Prüfer da, wird er nach einem kurzen Vorgespräch in Ihre gesamten Lohnunterlagen und auch Arbeitsverträge schauen. Beliebt sind auch Reise- und Bewirtungskosten, Nutzung von Firmenwagen und Pensionszusagen. Tauchen Fragen auf, sind Sie als Arbeitgeber gefordert. Verweigern Sie die Auskunft, kann der Prüfer auch auf Ihre Mitarbeiter zugehen.

Das Finanzamt rüstet im digitalen Zeitalter auf. Eingesetzt wird eine leistungsfähige Software, die Plausibilitätstests im Branchenvergleich ermöglicht und Manipulationen schnell aufdeckt. Das Prüfsystem erstellt eine Liste mit Geschäftsvorfällen, zu denen Sie die Belege dem Prüfer vorlegen müssen. Fehlende Belege gefährden den Abzug als Betriebsausgabe. Alle Ausgaben müssen Sie zwar glaubhaft machen, aber nicht beweisen. Die Aufbewahrungspflicht für Belege beträgt zehn Jahre.

Zum Schluss findet eine Abschlussbesprechung statt, in der beide Seiten noch einmal ihre Auffassungen zu strittigen Punkten darlegen können. Einige Wochen später erhalten Sie den Prüfbericht mit Ihrer „Rechnung“.