Gemeinkosten auf dem Prüfstand

Quick wins

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Viele Unternehmen klagen nach wie vor über schleppende Geschäfte. Umsätze bleiben aus, Kosten laufen aber weiter. Die Sicherstellung der Liquidität ist daher das Gebot der Stunde. Notwendig ist eine schonungslose Überprüfung aller Kosten. Ansatzpunkte bieten nicht nur die direkten Kosten in der Produktion, sondern auch die Gemeinkosten im Verwaltungsbereich (indirekte Kosten).

  • Büromieten: Viele Unternehmen haben in den letzten Monaten ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Auch wenn ein Teil mittlerweile wieder ins Büro zurückgekehrt ist, wird es in Zukunft sicherlich eine Mischung aus Homeoffice und Büroarbeitsplatz geben. Unternehmen müssen dann nicht mehr für jeden Mitarbeiter einen Arbeitsplatz vorhalten. Die Büroflächen werden kleiner, wordurch Unternehmen viel Geld sparen können.
  • Dienstreisen: Sie sind momentan kaum möglich. Viele Unternehmen gehen dazu über, mit ihren Kunden per Video zu kommunizieren. Das spart Zeit und viel Geld. Ein Modell, das sicherlich in Zukunft beibehalten wird.
  • Versicherungen: Durchforsten Sie regelmäßig ihre Versicherungen. Stellen Sie Ihre Policen auf den Prüfstand, damit Sie nur für die Risiken bezahlen, die Sie auch wirklich haben.
  • Reinigung: Überprüfen Sie regelmäßig, ob das Leistungsspektrum noch aktuell ist. Holen Sie von Zeit zu Zeit ein Angebot eines anderen Dienstleisters zum Vergleich ein.
  • Büromaterial: Sorgen Sie dafür, dass es bedarfsgerecht auch in kleinen Mengen verfügbar ist, damit Ihre Mitarbeiter nicht unnötig größere Mengen bestellen und horten. Dafür gibt es offene Zugangssysteme, die von den Lieferanten aufgefüllt werden. Auch ein Outsourcen kann sinnvoll sein, etwa für Drucker und Toner. Dann wird nur noch je gedruckter Seite bezahlt.
  • Telefon: Regelmäßige Leistungsvergleiche von Telekommunikationsanbietern lohnen sich. Manchmal kann ein Festnetzanschluss für Mitarbeiter mit Mobiltelefon eingespart werden.
  • Softwarelizenzen: Häufig sind die Softwareunternehmen zur Verhandlung günstigerer Konditionen bereit, wenn etwa Open-Source-Produkte als Konkurrenz drohen. Achten Sie darauf, welchen Einfluss veränderte Bedingungen, z.B. steigende oder sinkende Zahl von Nutzer-Arbeitsplätzen, auf die Lizenzkosten haben. Falls die IT-Abteilung die Lizenzen beschafft, sollte sie ebenso kostenbewusst handeln wie der Einkauf.
  • Arbeits- und Berufsbekleidung: Einsparungen lassen sich insbesondere durch Ausgabenplanung erzielen. Stellen Sie ein jährliches Pro-Kopf-Budget zur Verfügung oder organisieren Sie die Ausgabe der Kleidung zentral.
  • Fuhrpark: Hier hilft zunächst das Instrument einer Dienstwagen-Richtlinie (Car Policy), um die Anforderungen zu gestalten und transparent für alle zu formulieren. Bei der Beschaffung (Kauf oder Leasing) ist die Konzentration auf einen Hersteller sinnvoll, um größere Rabatte zu erzielen. Leasingverträge können oft auch mit Serviceleistungen geschlossen werden, was im Einzelfall lohnen kann. Schließlich macht es sich bezahlt, Benzin über Tankkarten oder Firmenkreditkarten abzurechnen.

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