Risiken vermeiden, Liquidität sichern

Richtig mahnen

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Zahlungsunfähigkeit ist der Hauptgrund, weshalb Unternehmen Insolvenz anmelden. Gerade in der Corona-Krise sind viele Unternehmen von Umsatzrückgängen betroffen. Das hat auch Auswirkungen auf die Zahlungsmoral, die in den vergangenen Monaten gesunken ist. Umso wichtiger ist es jetzt, mit einem effizienten Mahnwesen die Außenstände konsequent einzufordern, um nicht die eigene Liquidität zu gefährden.

Nutzen der Mahnung

Wenn Ihr Kunde es versäumt, innerhalb der vereinbarten Frist zu zahlen, sollten Sie Ihn zügig an seine offene Rechnung erinnern. Das können Sie im ersten Schritt telefonisch erledigen. Aus Beweisgründen ist aber eine schriftliche Zahlungserinnerung sinnvoll. Eine gut formulierte Mahnung veranlasst die meisten Schuldner zur Zahlung, ohne die Geschäftsbeziehung zu beeinträchtigen. Mit der ersten Mahnung können Sie auch weitere Schritte wie ein gerichtliches Mahnverfahren androhen. Viele Kunden bewegt diese Androhung bereits zur Zahlung. Im Geschäftsleben sind drei Mahnungen üblich, allerdings ist es gesetzlich nicht vorgeschrieben, eine zweite und dritte Mahnung zu versenden. Wichtig ist, dass Sie aus Beweisgründen Ihre Leistungen immer mit einer offiziellen Bestellung oder einem Vertrag erbringen.   

Das sollte ein Mahnschreiben beinhalten:

  • Datum der Mahnung
  • Rechnungsnummer mit Datum
  • Angabe eines neuen Zahlungszieles
  • Mahnkosten bei Eintritt des Verzugs
  • Ankündigung der Folgen bei Nichtzahlung

Wann Verzug entsteht

Grundsätzlich sind Rechnungen sofort fällig, längere Zahlungsfristen („zahlbar innerhalb von x Tagen“) dürfen Sie selbstverständlich einräumen. Die Zahlungsfrist steht auf der Rechnung und/oder in Ihren AGBs. Der sogenannte „Verzug des Schuldners“ ist wichtig, denn sobald dieser entstanden ist, können Sie bei Nichtzahlung Verzugszinsen fordern und ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

  • Automatischer Verzug: Geschäftskunden geraten ohne Mahnung in Verzug, wenn sie 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang nicht gezahlt haben. Privatkunden geraten nur dann nach 30 Tagen in Verzug, wenn sie in der Rechnung darauf hingewiesen wurden.
  • Verzug durch Mahnung: Im Übrigen kommt der Schuldner durch eine Mahnung in Verzug, wenn er auf diese nicht gezahlt hat. Maßgeblich ist das Datum der Zustellung. Wenn Sie also eine Zahlungsfrist von 14 Tagen ab Rechnungsdatum vereinbart haben und Sie am 15. Tag keinen Zahlungseingang feststellen können, können Sie mahnen. Meistens lässt man allerdings noch einige Tage verstreichen.

Verzugszinsen und Mahngebühren

Mit Eintritt des Verzugs können Sie Verzugszinsen verlangen. Bei Geschäftspartnern liegt der Zinssatz derzeit bei 8,12 Prozent, bei Verbrauchern bei 4,12 Prozent. Zusätzlich können Sie Ihren Geschäftspartnern eine Mahnpauschale von 40 Euro in Rechnung stellen. Bei Verbrauchern dürfen Sie nur Mahngebühren als Ausgleich für entstandene Material- und Versandkosten berechnen. Laut Rechtsprechung sind 2 bis 3 Euro angemessen.

Säumige Zahler kosten Zeit und Geld. Es gibt Möglichkeiten, das gesamte Inkasso an einen professionellen Dienstleister zu übertragen. Wenn Sie Ihre Forderungen verkaufen, Stichwort Factoring, erhalten Sie direkt Ihr Geld.

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