Die E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist ein digitales Dokument, das den Austausch von Rechnungsinformationen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen erleichtert. In Deutschland wird daher die E-Rechnung ab dem 1.1.2025 im B2B-Geschäftsverkehr Pflicht. Was heißt das genau?

Fristen

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Dafür sollte eine spezielle E-Mail-Adresse (z. B. rechnung@unternehmenxyz.de) an alle Lieferanten kommuniziert werden.

Anders sieht es beim Versand von E-Rechnungen aus. Generell gilt, dass eine Zustimmung des Empfängers nicht erforderlich ist. 2025 und 2026 sind dafür aufgrund des zu erwartenden Umsetzungsaufwand allerdings noch Übergangsjahre. Unternehmen unter 800.000 Euro Jahresumsatz haben auch noch 2027 Zeit für die Umstellung.

Für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro entfällt die Pflicht für E-Rechnungen.

Formate

Für die E-Rechnung gelten bestimmte technische Standards, um die Interoperabilität und Lesbarkeit sicherzustellen:

• XRechnung: Dies ist das bevorzugte Format für den Austausch mit öffentlichen Verwaltungen in Deutschland. Es basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare als auch visuell darstellbare Daten enthält. ZUGFeRD 2.x ist mit der europäischen Norm kompatibel und wird häufig im B2B-Bereich verwendet.

In den Übergangsjahren 2025 und 2026 können Rechnungen auch noch als PDF, JPG oder als andere „digitale“ Formaten verschickt werden.

Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen E-Mail, elektronische Schnittstellen und gesicherte Downloads über Portale in Frage.

Vorteile

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung.
• Kostensenkung: Durch den Wegfall von Papier, Porto und Lagerkosten können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen.
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Elektronische Rechnungen ermöglichen eine schnellere Bearbeitung und damit auch eine zügigere Zahlung.
• Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier trägt zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei.

Herausforderungen

• Technische Anpassungen: Unternehmen müssen ihre IT-Systeme anpassen, um E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen zu können.
• Schulung der Mitarbeiter: Die Belegschaft muss im Umgang mit den neuen Systemen geschult werden.
• Rechtliche Compliance: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Archivierung.